Qual è l'importanza dei SOP dietro il successo dell'organizzazione? | YRC

La Procedura operativa standard (SOP) in una parola può essere considerata il navigatore della propria organizzazione. Le SOP si riferiscono a una serie di linee guida che sono seguite da tutte le organizzazioni che operano; dall'amministrazione alla finanza, dalla struttura alle operazioni, è possibile creare un SOP per ogni funzione aziendale. Perché? Diamo un'occhiata.

Facile formazione per i dipendenti

Quando parliamo di formazione dei dipendenti, dobbiamo provvedere alla formazione sui prodotti e sui processi dei nuovi dipendenti e anche organizzare una formazione di aggiornamento per i dipendenti o i dipendenti esistenti che hanno prestazioni scadenti. Ora può sorgere una domanda nella tua mente; un trainer fornirà formazione allora qual è il significato di una SOP?

SOP è importante perché possiamo ricordare ciò che viene detto al massimo per 10 minuti. Inoltre, se le persone hanno la certezza di un documento scritto, possono concentrarsi maggiormente su ciò che viene insegnato piuttosto che essere impegnati a scrivere appunti. Se vuoi assicurarti che un meccanismo di addestramento a prova di errore coinvolga un consulente che può fornirti formazione a questo proposito.

Struttura per seguire una routine quotidiana

Un SOP ben scritto contiene una rappresentazione schematica sotto forma di diagrammi di flusso, illustrazioni annotate, mappe e grafici.

Ciò aiuta i dipendenti a svolgere la routine quotidiana in modo efficiente poiché ogni volta che affrontano un problema possono fare riferimento a questi diagrammi sotto il flusso esatto del processo. Per rendere la vita più facile alla tua gente, prendi una stampa dello stesso e appuntala davanti ai loro banchi.

Inoltre, una SOP offre prevedibilità nei propri lavori. Possono migliorare le loro abilità su ogni compito che a sua volta migliora le loro prestazioni.

Processo per verificare la qualità

Ogni cliente ha un certo livello di aspettativa dai beni o servizi per i quali sta pagando.

Se è in atto un SOP, è possibile impiegare un team di qualità per verificare se la qualità dei beni e dei servizi è alla pari, secondo le linee guida menzionate nel SOP.

Seguendo la SOP su base regolare e con errori di feedback efficaci si ridurrà sicuramente. Ciò non solo garantisce una maggiore soddisfazione del cliente, ma impedisce anche la duplicazione del lavoro. Perché se ci sono variazioni, è necessario rielaborare, che è sia tempi che consumare che costi elevati.

Effettuare una valutazione delle prestazioni trasparente

Utilizzando gli SOP è possibile inquadrare gli indicatori chiave di prestazione (KPI) per il personale. Una descrizione del lavoro dovrebbe ruotare attorno al SOP poiché le procedure operative standard (SOP) contengono indicatori chiave relativi al lavoro che deve essere svolto.

Quando la produttività di un dipendente viene misurata sulla base del SOP che gli è stato fornito, la probabilità di una valutazione imparziale delle prestazioni è molto più elevata.

Hai bisogno di una visione migliore di come puoi collegare SOP con la valutazione delle prestazioni? Ricevi assistenza da una società di consulenza con esperienza nell'inquadratura di SOPS e nell'implementazione della stessa.

Replica continua del processo

Quando si sta espandendo la propria attività in diverse sedi, è necessario informare la propria missione e visione per ogni singolo dipendente con sede in tali sedi; che non è un compito facile.

Quando si incornicia un SOP, non sono solo linee guida per svolgere un lavoro, ma un documento che parla delle aspettative dei dipendenti, della missione e della visione dell'azienda.

Quindi SOP aiuta ogni filiale a operare allo stesso modo, offrendo la stessa qualità di servizio ai tuoi clienti. È anche più facile tenere traccia delle prestazioni di ciascun ramo in base alla loro conformità al SOP.

Delega rapida del lavoro

Sei in congedo a causa di una certa urgenza? Chiunque può fungere da backup se è presente un SOP. Seguendo la mappa del processo e le linee guida menzionate nel SOP, qualsiasi lavoro può essere fatto subito alla prima volta, con molto meno possibilità di errori.

Ma non tutte le aziende beneficiano di un tipo simile di SOP. Dipende dalle persone che useranno lo SOP, dal proprietario dell'azienda e dalle esigenze del cliente. Alcuni consigli che possono aiutarti a ottenere il SOP migliore per la tua organizzazione / squadra.

• Raccogliere i VOC dei clienti (Voice of Customer): qualsiasi attività commerciale soddisfa le aspettative dei propri clienti e quindi un SOP dovrebbe disporre di linee guida che aderiscano al VOC dei clienti.

• Aggiorna regolarmente: il cambiamento è l'unica cosa costante nella vita; questo tema non è diverso quando parliamo di affari e aspettative dei clienti. Quindi acquisisci i VOC dei clienti su base regolare (tramite chiamate e sondaggi) e aggiorna lo SOP in base allo stesso.

• Garantire l'adesione - Come per la psicologia umana comune, non vogliamo sempre seguire linee guida, regole e regolamenti. Quindi, all'inizio, potresti dover affrontare delle difficoltà nel far seguire alla SOP la tua squadra. Tieni d'occhio e assicurati che lo SOP sia seguito rigorosamente.

Quindi, se migliorare la qualificazione dei fornitori, garantire una gestione, uno stoccaggio e un rilascio efficienti delle materie prime e la sicurezza delle operazioni di produzione, qualunque sia la vostra esigenza, ricorrere a un SOP. Coinvolgere una società di consulenza in grado di inquadrare un SOP, diffondere la consapevolezza dei membri del team e consentire una forte relazione tra dipendenti e clienti.

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Originariamente pubblicato su www.yourretailcoach.in il 6 novembre 2017.